Positivo ou negativo, o feedback é o combustível que todos nós precisamos para melhorar nosso trabalho. Mas como qualquer atividade bem feita, o segredo do sucesso está na execução.
Vários fatores podem influenciar a forma como nosso feedback é ouvido e respondido – e quantos desses fatores podemos controlar.
Qual a melhor forma de passar feedback e garantir que serão efetivamente recebidos, entendidos e aplicados?
Dar feedback aos seus colaboradores fornece a eles uma visão do observador sobre como seu desempenho está progredindo, bem como conselhos para resolver qualquer problema.
Mas, para várias pessoas, ouvir as palavras: “Posso dar um feedback?” gera medo e ansiedade, colocando o receptor na defesa.
Embora dar e receber feedback possa ser um processo delicado, não há como duvidar de seu valor em ajudar a identificar problemas e resolvê-los.
Os gestores devem dirigir os comentários de maneira positiva para que eles possam fazer o que se espera: ajudar a melhorar e expandir os negócios.
A verdadeira arte de dar o feedback consiste em fazê-lo de tal forma que a pessoa:
- Não o receba como uma crítica;
- Não fique na defensiva;
- Não se sinta humilhada ou envergonhada.
Conheça alguma formas de fazer com seu feedback pareça música aos ouvidos dos seus colaboradores.
Quebre o Gelo. Peça Feedback Antes de Apresentar o Feedback.
Conhecer o que pensam seus colaboradores sobre sua forma de interagir com a equipe, além de aproximá-los, é uma oportunidade de aprimoramento e superação.
O feedback é uma forma de avaliação interessante e positiva, quando ambas as partes, gestor e colaborador, possuem maturidade, interesse e abertura para dialogar sobre seus desempenhos.
Faça-os sentir-se à vontade, deixando-os saber que você aprecia a honestidade deles e que eles não se preocupem em ferir seus sentimentos, pois você quer saber exatamente como está seu trabalho e o que pode fazer para melhorar.
Se ouvir algum comentário menos positivo, pergunte como determinada situação poderia ter sido evitada e como você poderia ter feito diferente.
Você não quer que sua equipe tenha medo de você e, certamente, se houver algo que você possa fazer para que sua equipe tenha um desempenho melhor, você deseja saber.
Agindo assim você estará mostrando um comportamento profissional, apontando de maneira implícita, como receber um feedback quando os papéis se inverterem.
Realize com Regularidade. Não Demore para Pontuar Comportamentos Inadequados
Alguns feedbacks realmente não devem ser adiados e precisam ser oferecidos no momento em que ocorre algum problema.
Prepara-se para receber possíveis resistências verbais e organize os argumentos com os quais pretende contorná-las. Esse exercício ajuda a minimizar as chances de ser pego de surpresa por uma reação inesperada.
Tenha em mente que você se preparou, mas que aquele que receberá o feedback não. É possível que a pessoa se surpreenda – e ser pego de surpresa não contribui para um processo produtivo de reflexão.
A intenção de um feedback negativo é modificar alguma atitude inadequada do seu colaborador.
Comece a reunião avisando que você tem um feedback para compartilhar e que você está fazendo isso porque realmente acredita que fará bem ao seu colaborador e para a empresa.
Diga que tentará falar da mesma forma como gostaria que falassem com você, se fossem lhe dar um feedback. E aja de fato assim.
Pense em como você se sentiria, se ouvisse de alguém o que vai dizer ao seu colaborador.
Com certeza o feedback negativo não é agradável para nenhuma das partes. Mas o que não pode acontecer é postergar a informação, sob pena de perder o sentido, cair no esquecimento ou se tornar um problema maior ainda.
Se Prepare! Liste e Reflita Sobre o que Será Conversado
Leve anotações. Não importa o formato, cada pessoa tem seu estilo de anotar. Podem ser frases em um bloco de notas ou tópicos em um Post-it, até mesmo, anotações digitais em um smartphone ou em um tablete.
Faça um levantamento completo para ter o máximo de informações sobre o assunto que está sendo abordado.
Agindo assim, você demonstra que houve planejamento, que você investiu tempo em preparar a reunião. Isso demostra seu interesse no resultado da reunião e também respeito para com seu colaborador.
Uma outra questão é que esta atitude mostra que você está fazendo o seu trabalho como gestor. Você sabe exatamente o que acontece sob a sua direção.
Foque no Comportamento não na Pessoa
Concentre-se nos comportamentos dos colaboradores – o que eles fazem, e não em seus traços de personalidade – como eles são.
Ao discutir um problema com o desempenho, mantenha suas emoções sob controle. Concentre-se nas ações do indivíduo, não na pessoa.
O melhor tipo de feedback construtivo é aquele que se concentra no comportamento, não na personalidade. É dado em um tom e configuração que transmite apoio e respeito.
Também tenha em mente que todos nós prosperamos com reforço positivo, portanto, não presuma que os colaboradores sempre saberão quando estão se saindo bem – informe-os.
Para se concentrar em comportamento, use advérbios que descrevem a ação, ao invés de adjetivos, que descrevem as características pessoais.
Por exemplo: “Você conversou consideravelmente durante a reunião, o que me impediu de chegar a alguns dos principais pontos”, em vez de “Você fala demais”.
Lembre-se que o feedback visa mudanças no comportamento da pessoa, e não na pessoa em si. Por isso, o foco do feedback não pode ser a identidade do individuo.
Seja Assertivo! Certifique-se Sobre o Entendimento do Feedback
Não sobrecarregue seu feedback. Selecione dois ou três pontos de maior importância e ofereça feedback sobre esses pontos. Se você sobrecarregar um indivíduo com feedback, ele pode ficar confuso sobre o que precisa ser melhorado ou alterado.
Uma dica importante para certificar-se sobre o entendimento é perguntar ao colaborador: “Faz sentido pra você o que estou dizendo?”
Lembre-se que, o que é obvio para você pode não ser para o outro, muitas vezes, o colaborador não percebe o comportamento inadequado. Procure sempre apresentar evidências, lembrando o mesmo em que momento o comportamento aconteceu.
Esta forma é construtiva e beneficia a todos. Você como gestor, usa a troca contínua de informações como uma forma de conhecer seu colaborador e fornecer-lhe orientação valiosa em seu trabalho.
Os dados recebidos fazem com que entenda e trabalhe de maneira mais fácil. A organização obtém produtividade aprimorada de sua força de trabalho.
Não Critique nem Faça Julgamentos
Sempre certifique-se de transmitir as observações e não o que você interpreta. Diga o que você percebeu e não o que você pensa. E relate a observação em um nível real e não como um atributo de comportamento. Estas observações devem ser factuais e não judiciais.
Por sua própria natureza, o feedback construtivo se concentra nos resultados e observações imparciais, em vez de nos atributos pessoais do colaborador.
Por exemplo: “Sua apresentação faz com que muitas pessoas durmam”. É provável que seja tomada como um ataque motivado por sentimentos pessoais e não por fatos objetivos.
Ao discutir a situação em si, em vez de sua opinião pessoal sobre isso, você está mostrando que está mais preocupado em consertar o problema em questão, não na própria personalidade do colaborador.
Descreva o comportamento ou acontecimento exatamente como ocorreu, sem fazer juízo de valores. Evite palavras negativas, como ruim, mal, decepcionante, lamentável, péssimo e etc…
Sanduíche! Sempre Apresente os Pontos Positivos e Posterior à Desenvolver
É usado quando alguém apresenta um bom desempenho, mas com pontos a serem melhorados. Esse feedback segue três etapas:
- Você começa destacando algo positivo para mostrar que você reconhece o que a pessoa fez de bom.
- Depois, indica os pontos a serem melhorados de modo especifico e objetivo.
- E finaliza com palavras de encorajamento para reforçar a motivação.
Importante:
Nunca utilize as expressões “mas”, “porém” ou “só que”…depois de destacar os pontos positivos de alguém. Jamais diga algo como: “Gostei do seu trabalho, mas tem um problema”…
Sabe por quê? Expressões como essas simplesmente anulam o que você disse antes. Pense numa ocasião em que alguém lhe disse um “Sim, mas…” e lembre-se de como você se sentiu.
Essas expressões causam a sensação de que o que foi dito antes não era sincero. Era apenas uma forma de introduzir uma crítica.
O feedback tem que ser sincero, do contrário, jamais funcionará. E é muito importante que a outra pessoa sinta isso, pois só assim o feedback será bem recebido.
Dê um bom feedback quando o empregado o tiver merecido e dê um feedback negativo quando necessário.
Cite Evidências, Seja Descritivo
Descreva especificamente o que foi observado. Ter um certo evento ou ação em mente e dizer quando e onde aconteceu, qual foi o envolvimento e quais foram os resultados.
Atenha-se ao que você observou e não tente falar pelos outros. Evite falar vagamente sobre o que a pessoa sempre ou geralmente faz.
Descreva suas reações. Explique as consequências do comportamento da outra pessoa e como você se sente sobre isso. Dê exemplos de como você e outros são afetados.
Quando você descreve suas reações ou as consequências dos comportamentos observados, a outra pessoa pode apreciar melhor o impacto que suas ações estão tendo sobre os outros e sobre a organização ou a equipe como um todo.
Dá a outra pessoa a oportunidade de responder. Olhe para a pessoa, indicando que você está esperando por uma resposta. Se a pessoa hesitar em responder, faça uma pergunta final.
Por exemplo: “O que você acha?” “Qual é a sua opinião sobre esta situação?” “Qual é a sua reação a isso?”
Escute o Outro. Reavalie o seu Julgamento se Necessário
Ao fornecer um feedback construtivo, certifique-se de que a equipe tenha a chance de responder. Isso mostra que você está preparado para ouvir suas preocupações e sua interpretação dos eventos.
Feedback construtivo é uma conversa. Isso não significa apenas que você precisa reservar um tempo para preparar e trazer notas para discutir, mas também significa que você deve construir uma conversa.
Você não está dando a eles uma dissertação ou um monólogo sobre por que eles falharam. Você está discutindo com eles algumas áreas que necessitam de melhorias. Precisa ouvir o lado deles também.
Também pode ser usado como uma oportunidade para o funcionário expressar suas ideias e se tornar parte da solução.
Como gestor, você vê apenas uma pequena parte do trabalho de sua equipe. Antes de tirar conclusões, reserve um tempo para ouvir o lado deles da história.
Não há nada de errado em rever seu julgamento e até se desculpar, se a sua percepção foi inadequada em algum momento.
Oriente as Ações para Desenvolvimento
Sugira os próximos passos para que a situação se modifique. Dê um pequeno número de sugestões acionáveis, que a outra pessoa implementar no futuro, para mudar esse comportamento. Eles vão perceber que você está dando a eles o primeiro passo para melhorar a situação.
Oferece sugestões específicas. Sempre que possível, torne suas sugestões úteis, incluindo exemplos práticos e viáveis. Oferecer sugestões mostra que você realmente estudou a situação e se moveu para melhorá-la.
Mesmo que as pessoas trabalhem de acordo com os padrões esperados, elas geralmente se beneficiam de ideias que poderiam ajudá-las a ter um melhor desempenho.
Se o seu feedback foi oferecido de forma favorável ou neutra, no modo para sua informação ou dependendo das circunstâncias da situação, as sugestões podem não ser apropriadas.
Use seu bom senso e ofereça uma ideia se achar que realmente será útil para o colaborador. Não insinue uma sugestão de melhoria sem nenhuma base para isso.
Construa Junto! Pergunte Como Você Pode Contribuir Mais
Peça sugestões. Incentive a criatividade. Como pode conectar-se melhor com os colaboradores em geral, de modo que eles sintam que se preocupa com eles e com o seu desenvolvimento?
Os colaboradores podem ser menos defensivos quando você lhes dá mais abertura e liberdade. O que eles recomendam especificamente que você faça de maneira diferente?
Ouça atentamente. Agradeça a eles. Diga-lhes que aprecia as sugestões oferecidas. Você pode mencionar que vai fazer o check-in para ver como melhorar a si mesmo e auxiliar nas melhorias do grupo.
Evite Constrangimentos! Elogie em Público, Critique no Privado
O elogio público é extremamente produtivo tanto para o reconhecimento quanto para o aprendizado. Quando você compartilha publicamente, o valor deste comportamento se torna mais perceptível ao elogiado e também contribui para a equipe como um todo aprender sobre algo novo.
Certifique-se de fornecer detalhes sobre o que a pessoa fez, o impacto e o contexto para que toda a equipe aprenda.
Críticas privadas são importantes para serem gentis e claras. É muito mais gentil criticar alguém em particular, além de evitar constrangimentos desnecessários.
Críticas públicas podem parecer demasiadamente severas. As críticas privadas também serão mais claras, porque é muito menos provável que acione os mecanismos de defesa de uma pessoa.
Reações defensivas tornam muito mais difícil para uma pessoa aceitar que cometeu um erro e aprender com isso.
Se você delega de forma eficaz e eficiente, possui pontos focais na sua equipe de gestão de demandas específicas, atenção a este feedback, pois você precisa fortalecer e desenvolver estes pilares, para que se tornem uma extensão da sua autoridade.
Você deverá elogiá-las em público, sem constranger membros da equipe que não possuem mesma autonomia. De igual forma, você deverá administrar feedbacks negativos em particular, não comprometendo a credibilidade dos seus pontos focais.
Você conhece a sua equipe melhor do que ninguém, impulsione e fortaleça seus pilares, sobre a melhor forma de conduzir.
Observe o Comportamento e Valorize o Desenvolvimento
O feedback é uma informação sobre o desempenho de uma tarefa de uma pessoa como base para melhorias. Em outras palavras, tanto o feedback quanto o elogio podem ser positivos, mas o feedback é sempre projetado para melhorar o desempenho.
Pergunte aos seus colaboradores sobre seus objetivos. Você, sem dúvida, sabe sobre as metas de desempenho de seus funcionários – quais metas de vendas devem atingir, quantos arquivos devem processar todos os dias ou o que seu colaborador está fazendo.
Mas, certifique-se de perguntar a eles quais são os objetivos pessoais de sua carreira. Isso ajudará você a concentrar seus comentários.
Criar planos de desenvolvimento individual. É importante sentar-se com o funcionário e discutir interesses individuais e metas de carreira. Essa conversa ajudará a identificar as atividades de desenvolvimento que o indivíduo deve e quer realizar.
Dedique tempo de qualidade a sua equipe para que possa analisar o plano de ação, resultados alcançados, tanto de suas metas organizacionais como pessoais. Valorize as vitórias e impulsione sua equipe para que possam contribuir cada vez mais.