A maioria das empresas ainda comete o erro de esperar que novos colaboradores estejam integrados na primeira ou segunda semana, mas esse processo precisa ser muito mais longo para ser efetivo.
Em torno de 22% da rotatividade de colaboradores ocorre nos primeiros 45 dias.
Leva tempo para a pessoa se ajustar a um novo ambiente e aprender sobre as diferentes ferramentas e sistemas.
É incrível quão pouco tempo é colocado no processo de integração, pela maioria das empresas, quando você considera o tempo e o custo investido em seleção e recrutamento.
A integração é sem dúvida a parte mais importante para garantir que um colaborador permaneça envolvido. Se você não tomar as medidas adequadas para integrar esse novo colaborador, ele provavelmente desistirá.
O ideal é que as atividades de integração sejam mantidas por pelo menos 90 dias.
De acordo com estudos, são necessários cerca de 90 dias para que um colaborador comece a agregar valor à sua equipe. Isto significa que esse tempo é um investimento feito em treinamento e adaptação, podendo muitas vezes, acelerar o processo.
Antes Do Primeiro Dia
Imediatamente após a contratação, você deve dar-lhe informações sobre onde ele precisa estar no primeiro dia, o que vestir se for o caso de algo mais específico e a quem se apresentar.
Se desejar, você pode enviar um pacote de boas-vindas ou uma carta assinada por um dos colaboradores de alto escalão de sua organização e, se possível, presentear com um pequeno sinal de boas-vindas à empresa.
A tecnologia de integração de colaboradores na forma de um portal de marca pode ser usada para fornecer informações personalizadas, agilizar o processo burocrático e fornecer a oportunidade de trabalhar no ritmo adequado.
Discuta a logística antes do primeiro dia para que seu novo colaborador tenha certeza sobre aspectos como instruções de direção, transporte público, estacionamento, horário previsto de chegada, etc.
Ele deve sentir-se preparado e que tudo está pronto para sua chegada. Certifique-se de que todos os cartões de acesso e identificação necessários, cartões de visita, sistemas e acesso a e-mail, chaves, material de escritório, relação de telefones internos estejam prontos para o uso do colaborador antes que ele chegue.
Há muitos casos de novos contratados que desistiram logo no início e foram em busca de um novo emprego devido ao despreparo da parte de seu empregador, fazendo com que eles se sentissem perdidos e desprestigiados.
Então, mostre ao seu novo colaborador que ele é bem-vindo. Tente apresentar questões sérias em relação ao trabalho de maneira otimista, mas eficaz, para que ele não se sinta desconfortável ou sufocado.
Como Melhorar A Integração Dos Colaboradores
A integração é muito mais do que garantir que o novo contratado tenha as condições necessárias de trabalho, como ferramentas/equipamentos e espaço.
A integração adequada informa os colaboradores sobre a missão, visão, cultura e valores da organização. Ela também garante que as novas contratações compreendam totalmente o que é exigido para uma função específica e como o trabalho deles está conectado às operações da organização como um todo.
Se feito corretamente, o investimento que você faz no processo de integração pode transformar seu colaborador em um ativo permanente na sua empresa.
Mesmo antes de publicar o anúncio de emprego ou postar a vaga, certifique-se de saber exatamente qual é o papel para o qual você está contratando e quais as expectativas.
Não definir o que você a empresa espera dessa contratação e o quê o colaborador irá encontrar é o pior erro que você pode cometer ao iniciar o processo de recrutamento.
Mostre quem você é
Você precisa oferecer aos novos contratados um curso intensivo sobre seus negócios. Eles não podem entender e conhecer as coisas que você faz, sem um mínimo de conhecimento de como funciona a organização.
Você pode começar com a história de sua empresa, sua cultura, valores, clientes-alvo, etc. e passar para os projetos já realizados, em andamento, etc.
Para isso, você pode criar uma apresentação no Powerpoint que possa atualizar quando necessário e reutilizar sempre que surgir um novo colaborador.
Ter um mentor
Você pode designar um mentor, alguém em quem o novo contratado possa se apoiar nesse período de adaptação.
Fazer perguntas pode ser difícil para quem está começando em um novo ambiente. É natural que os novos colaboradores sejam um pouco tímidos e sintam constrangimento, mas se você conectá-los a alguém que se dedica a acompanhá-los nesses primeiros momentos, com certeza se sentirão mais seguros e confiantes.
Sessões de mentoring podem ter efeitos massivos no sucesso de novas contratações. Um estudo descobriu que as conexões com os mentores no início do processo de integração estavam relacionadas aos níveis de produtividade e confiança dos colaboradores, mesmo cinco anos depois.
Dedique um tempo para os novos membros
O fator mais importante para o envolvimento ou não dos novos colaboradores é o relacionamento com o líder da equipe. No primeiro dia, você deve trabalhar para estabelecer um relacionamento com eles que os tornará mais próximos e mais conectados.
Use esse tempo juntos para explicar a agenda da primeira ou segunda semana e explique o papel que eles desempenham para garantir o sucesso da empresa. Mostre satisfação por tê-los na equipe.
O objetivo do seu tempo juntos é fazer com que se sintam inspirados e animados para começar a agregar valor.
Ajude-os a fazer conexões
Juntar-se a uma nova equipe pode ser muito intimidante. Muitas pessoas, especialmente as introvertidas, têm dificuldade em alcançar e formar essas conexões.
Como um bom líder, você pode ajudar a criar algumas dessas conexões, organizando atividades para que todos possam se conhecer. Algumas ideias podem incluir um almoço em equipe ou jogos de quebra-gelo.
Um estudo descobriu que pessoas que não tinham estabelecido conexões significativas com colegas de trabalho tinham menor probabilidade de buscar informações, o que é fundamental para o sucesso de novos colaboradores.
Com as mídias sociais, você pode inclusive ajudar os colaboradores mais antigos a se conectarem com os novos contratados, antes mesmo de começarem a trabalhar na empresa.
Incentive a autenticidade
Muitas pesquisas e artigos mais atuais tratam de como a abordagem tradicional, que a maioria das empresas adota com a integração, está errada.
Eles falam sobre como a grande parte dos processos de incorporação doutrina novos colaboradores na cultura organizacional, forçando valores e não permitindo que se expressem com autenticidade.
Um desses artigos diz o seguinte:
“Quando um colaborador é autêntico, ele terá uma maior autoestima.
Os métodos tradicionais de integração têm algumas fraquezas graves. Eles afirmam que os valores organizacionais são algo a ser ensinado e adotado pelos recém-chegados.
Isso cria uma tensão: quando os novos colaboradores são direcionados a aceitar a identidade de uma organização, espera-se que subestimem suas próprias identidades, pelo menos enquanto estão no trabalho.
Mas subordinar a identidade e as perspectivas únicas pode não ser ideal no longo prazo para a organização ou para o colaborador, pois anular a identidade de uma pessoa é perturbador e gera um esgotando psicológico.”
Entender e assimilar os valores de uma organização é, sem dúvida, importante na carreira de qualquer colaborador, independente do tempo em que está na empresa.
Mas isso não pode ser algo forçado a ponto de desconsiderar a individualidade de cada um. A política de portas abertas e livre expressão também deve fazer parte da cultura de qualquer organização.
Faça verificações constantes
Acompanhar o desenvolvimento dos novos colaboradores fazendo sucessivas verificações é muito importante no começo. Para esse processo você pode criar relatórios, como:
- Fim do primeiro dia;
- Fim do terceiro dia;
- Fim da primeira semana;
- Fim da segunda semana;
- 30 dias depois;
- 60 dias depois;
- 90 dias depois.
O objetivo é assegurar que o novo colaborador tenha plenas condições de exercer suas atividades, que seja integrado ao restante do grupo de forma gradativa, mas consistente, e também avaliar o desempenho na realização de suas tarefas.
O importante é você buscar maneiras de melhorar cada vez mais o processo de integração para aplicar nas próximas contratações.
Responda rapidamente às sugestões
Você tem que construir uma reputação de receber comentários ou sugestões e levá-los em conta. Se um novo contratado se interessar em expor suas ideias, aproveite a oportunidade para parabenizá-lo ou agradecê-lo.
Na era da tecnologia, crie um mundo onde possa haver feedback rápido para sugestões. Não perca oportunidades de recompensar, agradecer e parabenizar.
Peça feedback e contribuições
Solicitar feedback de novos colaboradores após o processo de integração ou pedir que eles concluam uma avaliação de seu novo treinamento de contratação define o precedente de que suas ideias são bem-vindas.
Outros colaboradores cujas contribuições geram resultados positivos para a empresa também devem ser reconhecidos, tanto entre os colegas de trabalho quanto na revisão de desempenho, criando um incentivo para que todos façam o mesmo.
Criar uma política de portas abertas
Os novos colaboradores devem ser informados de que nunca devem hesitar em entrar em contato com o seu líder em relação a novas ideias ou preocupações.
A criação de uma política de portas abertas deixa claro aos novos contratados que a empresa está mais do que disposta a dedicar tempo às preocupações e / ou ideias.