KPIs – Indicadores De Desempenho | O Espelho Do Seu Negócio

Em sua forma mais simples, um KPI é um tipo de medição de desempenho que ajuda você a entender os resultados de sua organização ou departamento.

Um bom KPI deve funcionar como uma bússola, ajudando você e sua equipe a entender se você está seguindo o caminho certo em direção aos seus objetivos estratégicos.

Entender o que é um KPI e como usá-lo auxilia sua organização a executar suas estratégias de crescimento de maneira mais adequada.

O Que Torna Um KPI Efetivo

Como o KPI representa o principal indicador de desempenho, ele se torna tão valioso quanto a ação que inspira. Com muita frequência, as organizações adotam cegamente os KPIs reconhecidos pelo setor e, em seguida, se perguntam por que esse KPI não reflete seu próprio negócio e não afeta nenhuma mudança positiva.

Um dos aspectos mais importantes, mas muitas vezes negligenciados em relação aos KPIs, é que eles são uma forma de comunicação.

Como tal, eles seguem as mesmas regras e melhores práticas que qualquer outra forma de comunicação. Portanto, informações sucintas, claras e relevantes são absorvidas de forma mais rápida e postas em prática de forma mais eficaz.

Em termos de desenvolver uma estratégia para formular KPIs, sua equipe deve começar com o básico e entender quais são seus objetivos organizacionais, como você planeja alcançá-los e quem pode agir com base nessas informações.

Este deve ser um processo iterativo que envolve toda a organização. À medida que essa missão de descoberta de fatos se desenvolve, você obterá uma melhor compreensão de quais processos de negócios precisam ser medidos com um painel de KPIs e com quem essas informações devem ser compartilhadas.

Como Definir Um KPI

Definir indicadores-chave de desempenho pode ser um negócio complicado. A palavra operativa no KPI é “chave”, porque cada KPI deve estar relacionado a um resultado específico com uma medida de desempenho.

Os KPIs são frequentemente confundidos com métricas de negócios. Embora sejam usados ​​no mesmo espírito, os KPIs precisam ser definidos de acordo com os objetivos críticos ou essenciais da empresa.

Você precisa ter algumas informações distintas ao definir um KPI, como:

• Qual é o resultado desejado?
• Por que esse resultado é importante?
• Como você vai medir o progresso?
• Como você pode influenciar o resultado?
• Quem é responsável pelo resultado do negócio?
• Como você vai saber que conquistou seu resultado?
• Com que frequência você vai rever o progresso em direção ao resultado?

Por exemplo, digamos que seu objetivo seja aumentar a receita de vendas este ano. Você chamará esse KPI de crescimento de vendas. Respondendo às perguntas, você estará definindo o KPI:

• Aumentar a receita de vendas em 20% este ano;
• Atingir essa meta permitirá que o negócio se torne lucrativo;
• O progresso será medido como um aumento na receita;
• Contratando pessoal de vendas adicional, promovendo os clientes existentes para comprar mais produtos;
• O diretor de vendas é responsável por essa métrica;
• Receita terá aumentado 20% este ano;
• Será revisado mensalmente.

KPI Inteligente

Uma maneira de avaliar a relevância de um indicador de desempenho é usar os critérios SMART. O KPI deve ser considerado como Específico, Mensurável, Alcançável, Relevante, Vinculado ao Tempo. Em outras palavras:

• O seu objetivo é específico?
• Você pode medir o progresso em direção a esse objetivo?
• O objetivo é realisticamente atingível?
• Quão relevante é o objetivo da sua organização?
• Qual é o prazo para atingir esse objetivo?

Os critérios smart também podem ser expandidos para serem mais inteligentes ainda, com a adição de avaliação e reavaliação.

Essas duas etapas são extremamente importantes, pois garantem que você avalie continuamente seus KPIs e sua relevância para seus negócios.

Por exemplo, se você excedeu sua meta de receita para o ano atual, você deve determinar se isso é porque você definiu sua meta como muito baixa ou se isso é atribuível a algum outro fator.

Como Definir E Desenvolver KPIs

Ao definir ou desenvolver um KPI, você precisa considerar como ele se relaciona com um objetivo de negócio específico.

Os KPIs precisam ser personalizados para sua situação de negócios e devem ser desenvolvidos para ajudá-lo a atingir suas metas. Siga estas etapas ao definir um KPI:

Defina um objetivo claro para o seu KPI

Definir um objetivo claro para o seu KPI é uma das mais importantes, se não a mais importante, parte do desenvolvimento de KPIs.

Um KPI precisa estar intimamente ligado a um objetivo importante. Não apenas um objetivo de negócios, ou algo que alguém em sua organização possa achar importante. Ele precisa ser essencial para o sucesso da organização.

Caso contrário, você estará apontando para um alvo que não irá lhe dar um resultado comercial. Isso significa que, na melhor das hipóteses, você estará trabalhando para uma meta que não causa impacto para sua organização.

Na pior das hipóteses, isso resultará em seu negócio desperdiçando tempo, dinheiro e outros recursos que seriam melhor direcionados para outros lugares.

O principal argumento é o seguinte: os KPIs precisam ser mais do que apenas números arbitrários. Eles precisam expressar algo estratégico sobre o que sua organização está tentando fazer.

Você pode e deve ser capaz de aprender muito sobre o modelo de negócios de uma empresa apenas observando seus KPIs.

Compartilhe seu KPI com as partes interessadas

Seu KPI é inútil se não for comunicado corretamente. Seus colaboradores são as pessoas encarregadas de transformar as estratégias em ação. Como eles cumprirão suas metas se não souberem quais são?

Além disso, não compartilhando seus KPIs você estará alienando e frustrando seus colaboradores e outras partes interessadas, que não conseguirão ver a direção na qual sua organização está indo.

Os KPIs precisam de contexto para serem eficazes. Isso só pode ser feito se você explicar não apenas o que está medindo, mas por que está medindo.

Caso contrário, eles serão apenas números em uma tela que não terão significado para você ou seus colaboradores.

Responda aos questionamentos em relação à escolha de determinado indicador e, o mais importante de tudo, ouça. Os KPIs não são infalíveis. Nem serão óbvios para todos os envolvidos.

Ouvir seus colaboradores ajudará você a identificar onde as metas de sua organização não estão sendo comunicadas corretamente.

Digamos que você esteja recebendo muitas perguntas sobre por que o lucro não é um KPI para sua empresa. É uma crença razoável que seus colaboradores podem ter.

Ganhar dinheiro é, afinal, uma parte essencial do que qualquer empresa faz. Mas talvez você esteja procurando fazer grandes investimentos em pesquisa e desenvolvimento ou esteja pensando em grandes aquisições e a receita atual não é suficiente.

Receber perguntas como esta é um sinal de que você precisa fazer um trabalho melhor na comunicação de seus KPIs e os objetivos estratégicos por trás deles. Seus colaboradores podem até mesmo lhe dar algumas ideias sobre como melhorar seus KPIs.

Revise o KPI semanalmente ou mensalmente

Verificar seus KPIs regularmente é essencial para sua manutenção e desenvolvimento, para que você possa avaliar o quanto foi bem-sucedido.

Nem todos os KPIs são bem-sucedidos. Alguns têm objetivos que são inatingíveis e outros não conseguem acompanhar o objetivo de negócio subjacente que deveria alcançar. Somente fazendo verificações regularmente é possível decidir se é hora de alterar seus KPIs.

Certifique-se de que o KPI seja acionável

Tornar seus KPIs acionáveis ​​é um processo de cinco etapas:

• Revise os objetivos de negócios;
• Analise seu desempenho atual;
• Defina metas de KPI de curto e longo prazo;
• Analise os alvos com sua equipe;
• Reveja o progresso e reajuste.

Vale a pena concentrar-se na necessidade de desenvolver metas para o curto e longo prazo. Depois de definir uma meta com uma linha do tempo mais distante, como nos próximos trimestres ou no ano fiscal, você poderá retroceder e identificar os marcos que precisará atingir no caminho até lá.

Digamos, por exemplo, que você queira capturar 1.500 e-mails no primeiro trimestre do ano. O ideal é fracionar esse número definindo metas mensais, quinzenais ou semanais para chegar lá.

Dessa forma, você poderá reavaliar e mudar o curso continuamente, conforme necessário, para atingir a meta de longo prazo.

Você pode dividir os alvos de acordo com cada mês. Neste caso, seriam 500 e-mails em janeiro, 500 em fevereiro e 500 em março.

No entanto, você pode ser mais específico, ainda. Há mais dias em janeiro e março do que em fevereiro, então você pode definir uma meta maior para esses meses.

Desenvolva seu KPI para atender às novas necessidades do negócio

Os KPIs que nunca são atualizados podem se tornar obsoletos rapidamente. Por exemplo, sua organização iniciou recentemente uma nova linha de produtos ou expandiu para o exterior.

Se você não atualizar seus KPIs, sua equipe continuará perseguindo alvos que não necessariamente capturam a mudança na direção tática ou estratégica.

Você pode pensar, com base em seus resultados, que continua a desempenhar em um alto nível. Na realidade, porém, você pode estar acompanhando KPIs que não conseguem captar o impacto que seus esforços estão tendo em objetivos estratégicos secundários.

Revisar seus KPIs regularmente lhe dará a chance de ajustar ou mudar completamente o curso. Você pode até encontrar maneiras novas e possivelmente mais eficientes de chegar ao mesmo destino.