Para muitos, descobrir como se organizar no trabalho pode ser uma luta diária. Os papéis se acumulam, as notas se multiplicam e os e-mails inundam sua caixa de entrada mais rapidamente do que você possa classificá-los.
Isso é especialmente verdadeiro quando você está focado diretamente em uma única direção. Quando canalizamos a maior parte da nossa energia apenas no trabalho, às vezes podemos deixar a organização para segundo plano, que também é importante para realizarmos as tarefas com maior eficiência.
O sucesso é resultado do planejamento a longo prazo e da ação diária. Uma boa organização ajuda você a ganhar o controle do seu tempo para planejar e concluir as atividades necessárias e atingir suas metas.
Como Ser Organizado No Trabalho
Manter a organização é um trabalho em tempo integral, mas com essas dicas úteis, você simplificará sua vida profissional rapidamente.
Use um aplicativo
Os aplicativos são extremamente úteis para ajudar você a se organizar no trabalho. Só não use muitos. Escolha um aplicativo de gerenciamento de projetos ou calendário baseado na nuvem e use-o para manter-se no controle e na tarefa.
Concentre-se no que é importante
Lembre-se de seus objetivos de longo prazo e revise-os quando necessário. Defina prioridades diárias para atingir seus objetivos. Mantenha fotos da sua família ou imagens inspiradoras nas proximidades.
Evite multitarefas
Pode parecer contra-intuitivo, mas na verdade você acaba fazendo menos quando faz multitarefas. Primeiro, sua atenção está dividida, então você não está colocando 100% no trabalho.
Em segundo lugar, leva mais tempo para concluir duas ou mais tarefas em conjunto do que para concluir uma tarefa primeiro e depois a outra.
Fique atento em sua caixa de entrada
Com todas as solicitações que você deve atender, é muito fácil negligenciar sua caixa de entrada de e-mail. Mas não deixe para fazer uma limpeza apenas mais tarde. Crie pastas para trabalho, pessoal e outros tipos de mensagens.
Em seguida, reserve alguns minutos no início, no meio e no final do dia para excluir o lixo e arquivar o restante. Seu objetivo deve ser uma caixa de entrada zerada.
Faça um plano semanal
No final de sua semana de trabalho, reserve 15 minutos ou mais, se necessário, para planejar sua próxima semana. Você não precisa ser específico, deixando isso para o próximo passo. Procure escrever pelo menos uma tarefa para a manhã e a tarde de cada dia.
Faça um plano diário
No início de cada dia de trabalho, planeje as atividades específicas que você espera realizar. Por exemplo, se você sabe que vai trabalhar com um orçamento na segunda-feira de manhã (planejou na etapa anterior), então defina algumas metas menores desse projeto que deseja concluir. Faça o mesmo para a tarde.
Alimente-se
É preciso energia para se manter organizado. Para manter seu nível de energia alto, programe pequenas refeições em intervalos curtos ao longo do dia.
Isso permitirá que você fique abastecido e hidratado e também ajudará a recarregar as baterias durante tarefas difíceis.
Silencie seu telefone
Não há nada mais perturbador do que seu telefone sinalizando a cada trinta segundos com notícias de todas as pessoas na sua lista de contatos.
Assuma o controle desse incômodo durante seu dia de trabalho silenciando sua campainha e desativando as notificações.
Você pode até colocar seu telefone em uma gaveta se estiver constantemente curioso sobre o que está acontecendo no mundo do Twitter.
Selecione seus materiais
Materiais de trabalho são uma parte necessária para a realização de suas atividades. Mas muitos suprimentos realmente atrapalham a produtividade. Eles bagunçam sua mesa ou seu ambiente e fazem você sentir que não tem espaço para se movimentar e trabalhar.
Um dos primeiros passos para se manter organizado no trabalho é classificar todos os materiais realmente necessários e se livrar dos itens que você não usa regularmente.
Coloque tudo no seu devido lugar
Depois que você tiver os materiais classificados e reduzidos a apenas os itens necessários, é hora de encontrar um lugar para tudo.
Depois de fazer isso, faça um esforço muito real para devolver os itens que você usou para o local de onde foram retirados periodicamente ao longo do dia e antes de sair no final do expediente. Dessa forma, sua mesa ou ambiente estarão organizados quando você retornar no outro dia.
Direcione notificações
Se você precisar usar vários aplicativos para o trabalho, tente direcioná-los para receber notificações em um só lugar, em vez de três ou quatro.
Quando você pode ver tudo o que aparece no monitor do seu computador, por exemplo, você pode decidir rapidamente o que é importante e o que você pode deixar para depois.
Fale mais
Acredite ou não, conversar mais pode ajudá-lo a se manter organizado. Em vez de enviar e-mail, use o telefone, um aplicativo de bate-papo ou simplesmente caminhe até a pessoa.
Isso reduz o número de e-mails que você recebe e elimina o tempo que você desperdiça respondendo a todos.
Defina o tempo para a organização
Também é uma boa ideia programar intervalos de organização para o seu dia. Pause seu trabalho por cinco minutos utilizando um temporizador, depois arquive papéis perdidos, guarde suprimentos e, em geral, arrume seu ambiente.
Quando os cinco minutos terminarem, volte ao trabalho. Você se sentirá melhor e mais motivado para continuar sendo organizado.
Administre bem o seu tempo
Programe o tempo de espera no trabalho para realizar tarefas que precisam de concentração extra. Faça o seu trabalho mais desafiador quando sua energia estiver no auge, deixando as tarefas menos exigente para outros momentos.
Se você tender a procrastinar, concentre-se no sentimento de realização que sentirá quando o trabalho terminar.
Use calendários e planejadores
Verifique seu calendário de trabalho diariamente para rever suas atividades e evitar conflitos. Anote todos os compromissos a lápis em vez de confiar em sua memória.
Use formulários e software de planejamento e agendamento para ajudá-lo a mapear projetos de longo prazo.
Faça Da Organização Uma Rotina
Você pode achar difícil se manter organizado quando começar, mas não desista. Continue praticando as sugestões dessa lista ou crie uma relação específica de acordo com suas necessidades e, eventualmente, você entrará em uma rotina e começará a ver os resultados.
A organização é um componente essencial da produtividade. Quando a desordem se acumula, nossa atenção diminui e o desempenho pode sofrer como resultado.
Quando seu cérebro, tempo, espaço de trabalho e projetos são organizados, fica mais fácil otimizar suas ações e pensamentos, fazendo com que a produtividade ocorra naturalmente.