Formas Simples De Melhorar O Fluxo De Trabalho Diário

A partir do momento que sua equipe começa a trabalhar, até o momento em que todos vão para casa, eles se esforçam para fazer o máximo possível. Todas as tarefas do dia apoiam o propósito de expandir os negócios. Ou pelo menos deveriam ser.

Por que a otimização é crucial para o fluxo de trabalho?

Toda empresa está preocupada com o crescimento. No entanto, o crescimento não pode ocorrer se você não tiver uma máquina bem lubrificada.

Quando sua equipe trabalha em conjunto, a produtividade segue. Mas se uma engrenagem estiver fora do lugar, ela pode causar uma reação em cadeia que resulta em colapso operacional. Os padrões de fluxo de trabalho determinam a falha ou o sucesso da empresa.

Você quer que todo departamento trabalhe de maneira eficiente, avaliando constantemente maneiras de melhorar seu fluxo.

A otimização é sobre a tomada de processos existentes, avaliando-os e fazendo os ajustes necessários, melhorando assim a produtividade geral.

Aqui estão algumas maneiras surpreendentes de melhorar o fluxo de trabalho diário:

Mapeie seu fluxo atual de trabalho

O que você está fazendo? Quais são seus procedimentos para concluir uma determinada tarefa? Documente tudo.

Esse processo deve incluir o tempo necessário para finalizar cada processo. O fluxo de trabalho depende do tempo. Determinar onde seu tempo e esforços estão concentrados revelará o que você considera mais importante para maximizar suas atividades.

Analise

Depois de mapear o seu fluxo de trabalho, analise-o. Procure onde estão as deficiências, identificando os processos que demoram mais tempo do que deveriam e as áreas em que você vê potencial de quebra do sistema.

E lembre-se, você é um time. A comunicação é fundamental. Quando uma equipe compara notas de fluxo de trabalho, problemas não percebidos podem ser trazidos à luz. Só então as questões interdepartamentais podem ser abordadas e tratadas.

Gerar ideias para soluções

Comece a discutir métodos, para melhorar a eficiência. Esse processo também envolve colaboração. Quando há esforços conjuntos para consertar o equipamento com defeito, você tem uma chance maior de sucesso.

Pare com a multitarefa

Trabalhar em várias tarefas complexas ao mesmo tempo obstrui severamente o fluxo de trabalho. Seu cérebro pode ficar sobrecarregado alternando entre as tarefas, o que reduz a produtividade de tudo em geral.

Em vez disso, concentre-se em uma tarefa por vez e não deixe os outros distraírem você.

Comunique-se melhor

A comunicação é crucial para a produtividade no local de trabalho. Se os membros da sua equipe não entenderem metas e tarefas, eles não poderão concluí-las corretamente.

Use uma ferramenta de comunicação para manter todos informados e organizados. Existem ótimas ferramentas para compartilhar documentos, atualizações e fazer perguntas.

Use ferramentas de colaboração

Estudos mostram que o e-mail não é tão eficaz como uma ferramenta de colaboração quanto costumava ser. Na verdade, os colaboradores são interrompidos por e-mails a cada cinco minutos, diminuindo a produtividade.

Está ficando mais caro e é um canal fraco de comunicação para decisões imediatas.

Você pode evitar que tarefas e notificações sejam perdidas no abismo das mensagens de e-mail usando uma ferramenta de colaboração baseada na nuvem.

Ou seja, um gerenciador de fluxo de trabalho, por exemplo, permite que você crie tarefas detalhadas e atribua propriedade.

Uma plataforma intuitiva permite que você acione tarefas com base em várias opções possíveis. Você também pode acompanhar as conclusões por meio de notificações e gerenciar quem pode ver o quê.

Seja transparente

Se você quiser fazer uma mudança, diga. O mesmo vale para seus colaboradores. Se eles tiverem alguma preocupação ou sobrecarregados, eles não devem ter medo de lhe contar.

Se você ou seus colaboradores tiverem receio de falar sobre o que têm em mente, isso irá distrair a todos, tornando tudo mais lento.

Mantenha seu espaço organizado

Todos os dias, reserve 10 minutos para classificar a pilha de papéis e organizar sua mesa. Reescreva e atualize sua lista de tarefas.

Exclua e-mails resolvidos. Dedicando tempo para eliminar a desordem, irá melhorar o seu fluxo de trabalho a longo prazo.

Faça pausas

Estudos mostram que fazer intervalos regulares melhorará seu fluxo de trabalho e a capacidade de se concentrar em tarefas prolongadas.

Refresque sua mente pegando um café ou fazendo um lanche rápido. Recarregue-se fazendo caminhadas curtas pelos setores, por exemplo, ou alongando-se de hora em hora.

Agende “um dia de liberdade”

Certas empresas permitem que seus colaboradores trabalhem um dia em qualquer projeto que desejem, ou em outro setor para aprender novas habilidades.

Uma criatividade inspiradora como essa motiva os colaboradores porque eles fazem algo pelo qual são apaixonados.

Foi comprovado que os colaboradores retornam ao trabalho sentindo-se mais realizados e felizes.

Melhore o moral dos colaboradores

Comemore feriados, aniversários de colaboradores e conquistas da empresa juntos. Use um calendário para acompanhar essas datas e não esquecer as próximas ocasiões.

Deixe o trabalho no trabalho

Algumas pessoas levam o trabalho para casa com elas porque acreditam que fazer tarefas extras à noite melhora o fluxo diário. Não é verdade, no entanto.

Em vez disso, a vida doméstica sofrerá e a falta de intervalos levará a maiores distrações e exaustão ao longo do dia seguinte.

Leva tempo para parar o que você está fazendo e recalibrar seus planos para concluir tarefas, mas, depois de focar nas metas originais, você será mais eficiente e irá melhorar seu fluxo de trabalho diário.