Feedback One On One – Como Fazer E Por que É Importante

Uma sessão de feedback one on one ou também conhecido como feedback individual é uma reunião formal realizada em particular entre a liderança e um colaborador.

É verdade que os one-on-ones podem consumir muito tempo. No entanto, o tempo que você passa em uma sessão beneficiará muito a você e a sua equipe, se for feito da maneira certa.

São 60 minutos de feedback honesto, o que geralmente é difícil procurar de outra forma. Você também pode aproveitar a oportunidade para oferecer orientações oportunas à equipe. O feedback individual é muito valioso e as oportunidades para motivar e apoiar o seu pessoal são inestimáveis.

Pense em um feedback one on one como uma reunião de forma livre: nenhuma agenda fixa. Não é uma forma de avaliação de desempenho e você não deve usar o feedback que você recebe aqui para essa finalidade.

Deixe uma conversação 1 em 1 fluir naturalmente em torno de qualquer assunto para um membro da equipe. Você pode discutir muitas coisas de seus objetivos de curto prazo como seu plano de aprendizado.

Se ele de alguma forma se sente isolado na equipe, deixe claro que ele também pode falar sobre isso com você. O colaborador deve ser o foco principal das conversas one on one.

Conversas individuais regulares ajudam a construir relacionamentos fortes baseados em compreensão e respeito. Quando você ouve frequentemente questões pessoais de um colaborador, ele vai confiar mais em você.

É mais provável também que ele se torne mais aberto para receber feedback de você. Da próxima vez, ele se sentirá com mais liberdade de expor possíveis dificuldades que esteja enfrentando. Também é provável que ele se sinta mais motivada para mostrar seu valor.

Frequência do feedback one on one

Alguns programas de liderança sugerem que você deve ter uma sessão de feedback toda semana com cada um de seus colaboradores, durando em média 60 minutos.

A tendência é discutir o status atual das iniciativas, compartilhar comunicações corporativas e outras mudanças na organização durante esse período.

Ao determinar a frequência de suas sessões, você pode considerar que:

  • Os colaboradores novos ou em desenvolvimento geralmente exigem sessões mais frequentes. Reuniões semanais neste caso são ideais;
  • Os colaboradores competentes e satisfeitos em seu papel tendem a exigir sessões mais curtas e menos frequentes, podendo ser quinzenais;
  • As necessidades dos colaboradores devem direcionar sua alocação de tempo e a frequência.

Economizar tempo no gerenciamento de pessoas reduz o desempenho. Na gestão de pessoas, concentre-se em ser eficaz e dê aos seus colaboradores o tempo de que precisam.

Objetivos do feedback one on one

No decorrer de um ano, lideranças e membros da equipe se reúnem em diferentes tipos de reuniões. Entre os mais comuns estão as reuniões de atualização de status, análise de desempenho e as reuniões individuais.

O feedback one on one é uma reunião de forma livre para todas as questões urgentes, ideias brilhantes e frustrações crônicas que não se encaixam nos relatórios de status, e-mails e outros mecanismos menos pessoais.

Há um amplo consenso de que esse tipo de reunião pode ser considerada a mais importante de todas. Quando realizadas de forma correta são bem sucedidas e facilitam:

  • Construir um relacionamento de confiança;
  • Permanecer informado e alinhado;
  • Fornecer feedback mútuo, ajudando tanto lideranças quanto liderados a crescer;
  • Abordar tópicos importantes, propensos a se perderem pelo caminho, como por exemplo, desenvolvimento de carreira.

O primeiro ponto, construir um relacionamento de confiança, é uma oportunidade única que o feedback one on one oferece. Conversas pessoais regulares ajudam ambas as partes a se conhecerem melhor e construírem confiança mútua. E essa confiança é o que incentiva a comunicação aberta, feedback honesto e colaboração eficaz.

Para os colaboradores, essas reuniões são uma ótima maneira de permanecerem atentos ao desenvolvimento de suas carreiras. E para as lideranças, ajudam a melhorar a retenção e resolver questões leves, antes que elas se tornem problemas graves.

Você também pode reuniões individuais com colegas de trabalho que não sejam sua liderança ou subordinado. Se você costuma trabalhar com alguém ou tem um mentor, considere se reunirem pelo menos uma vez por mês. Isso pode ser útil de várias maneiras.

Como estruturar reuniões one on one

As reuniões individuais são importantes para oferecer orientação e suporte constantes. Os benefícios são vários: eles capacitam você para aumentar a produtividade da equipe, promover ótimas relações de trabalho, fornecer feedback oportuno e estabelecer metas claras.

Conheça alguns formatos e estilos diferentes para criar um bom relacionamento com suas equipes.

Formato 90/10

A chave para o feedback one on one é o entendimento de que é a reunião do colaborador e não a reunião do líder.

Você pode estruturar seu trabalho individual dividindo a reunião em duas seções: seus pontos de discussão e os de seus colaboradores. No entanto, eles sempre devem definir o tom da reunião, abordando suas preocupações e perguntas primeiro. Durante a reunião, a liderança deve fazer 10% das conversas e 90% da audição.

Se é a primeira vez que você agenda esse tipo de reunião com um de seus colaboradores, é provável que ele não venha preparado com pontos de discussão, ou que eles se sintam um pouco hesitantes em expressar suas preocupações.

Se o seu subordinado não está dizendo muito ou apenas diz “tudo está indo bem”, é seu trabalho como líder facilitar a expressão em relação ao que está acontecendo e o que está incomodando.

Você pode sugerir pontos de referência com antecedência garante que eles tenham tempo de refletir sobre o que precisam de você como líder e apresentar perguntas e ideias que gostariam de abordar.

Essas reuniões serão a sua chance de se manter informado sobre os progressos e preocupações de cada um e ajudá-los a pensar em como eliminar os desafios que estão bloqueando seu caminho para o sucesso.

Abordagem das principais áreas

Lideranças bem-sucedidas sabem se conectar pessoalmente com os colaboradores, conhecem a dinâmica da equipe e estabelecem prioridades. Por essa razão, você deve sempre começar perguntando diretamente sobre sua vida pessoal.

Perguntas do tipo “como está sua família?” ou “você fez alguma coisa emocionante neste fim de semana?” Podem causar um impacto significativo no relacionamento com seu liderado.

Comece a conversa mostrando que você se importa pessoalmente com eles. Então, você pode estruturar a sua reunião individual mantendo estas principais áreas em mente:

  • Engajamento geral

Conforme pesquisas, o percentual de colaboradores altamente envolvidos e entusiasmados com seu trabalho e local de trabalho é de apenas 15%. Como líder, você é responsável por garantir que os talentos humanos de sua empresa sejam desenvolvidos e otimizados.

Por esse motivo, nas reuniões individuais você deve perguntar aos membros da sua equipe como eles se sentem em relação à carga de trabalho, com quais projetos ou ideias eles estão mais motivados e o que você pode fazer para apoiá-los em suas funções.

Ao fazer esses questionamentos, você mostra a eles que você se importa e que seu objetivo é melhorar cada vez mais a forma como você se relaciona com eles.

  • Dinâmica da equipe

Pergunte aos colaboradores sobre seus relacionamentos com os colegas de equipe. Estas são algumas das perguntas que você pode fazer:

  • Como está a equipe?
  • Eles têm alguma sugestão sobre a maneira como a equipe trabalha em conjunto?
  • Os colegas de trabalho estão trocando feedback suficiente ou gostariam de ouvir mais comentários de outras pessoas da equipe?

Mas fique atento! Mesmo que parte do seu trabalho como líder seja desvendar problemas que possam estar afetando a equipe, você nunca deve encorajar comentários negativos ou fofocas. Mantenha sempre o nível profissional.

  • Projetos e prioridades

Alguns argumentam que as atualizações de status não devem ser discutidas durante reuniões individuais, pois elas devem ser um espaço onde lideranças e colaboradores  discutem tópicos especiais que não podem ou não devem ser abordados em reuniões de grupo.

O objetivo principal do feedback one on one é construir relações pessoais e treinar seus colaboradores para crescer. Então, neste caso, você estará ajudando-os a priorizar sua lista de tarefas e objetivos.

  • Aspirações de carreira e objetivos

Outro tópico que você pode abordar durante o seu encontro individual é o desenvolvimento profissional de seu colaborador. As lideranças devem conhecer os valores pessoais e aspirações de seus colaboradores, para ajudá-los a alinhar seus sonhos com o trabalho atual.

  • Pedir feedback

Criar uma cultura de feedback contínuo deve começar pelas lideranças. Use essas reuniões para perguntar a seus subordinados como você está atuando e o que você poderia fazer para melhorar o trabalho de todos.

Fazer essas perguntas pode ser difícil, mas será mais difícil ainda para seus colaboradores respondê-las, principalmente na primeira vez. No entanto, pedir feedback sobre seu estilo de gestão significa que você se sente confortável consigo mesmo, com sua confiança e sua capacidade de deixar seu ego de lado.

Feedback one on one pode ser a melhor estratégia para um líder impactar diretamente a produtividade, o moral e o comprometimento da equipe.

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