No mundo de hoje, lidar com a pressão relacionada ao trabalho é realmente difícil. Qualquer trabalhador sabe que muitas vezes um dia normal nem sempre é longo o suficiente para conseguir fazer tudo o que é necessário.
No entanto, sua produtividade pode ser bastante aprimorada pela adoção de hábitos projetados para que você trabalhe com mais eficiência e eficácia.
Existem métodos que podem ser aplicados para você usar o máximo de cada minuto do dia, realizando as atividades certas no momento certo e da melhor maneira.
Isso não apenas irá melhorar sua produtividade, como também fará com que você se sinta realizado e satisfeito por ter feito seu trabalho de forma completa e produtiva.
Diferença entre ser eficaz e ser eficiente
As palavras eficaz e eficiente significam “capaz de produzir um resultado”, mas há uma diferença importante entre as duas coisas.
Eficaz significa “produzir um resultado desejado”.
Eficiente significa “capaz de produzir os resultados desejados sem desperdiçar materiais, tempo ou energia”.
Ou seja, quando alguém é eficaz, produz um resultado, mesmo que utilize alguns recursos desnecessários para isso.
Quando alguém é eficiente, não apenas produz um resultado, mas o faz de maneira rápida ou simples, usando o mínimo de material, tempo, esforço ou energia possível.
Por exemplo:
Andar a pé é uma maneira eficaz de chegar ao trabalho, mas dirigir é mais eficiente. Ambos os métodos levarão você até lá, mas dirigir irá consumir menos tempo e energia.
A palavra eficaz dá mais atenção à capacidade real de produzir um resultado desejado. A palavra eficiente dá mais atenção à falta de desperdício na produção desse resultado.
Como ser mais eficiente no seu trabalho
Recupere o controle do seu tempo. Conheça algumas técnicas de produtividade que podem ser adaptadas à sua personalidade e estilo de trabalho.
Evite multitarefas
Se você está tentando fazer três coisas ao mesmo tempo, muitas vezes acaba realizando muito pouco. Todos nós temos uma quantidade limitada de capacidade cognitiva, isto é, o número de pensamentos e memórias que podemos processar de uma vez.
Seu cérebro irá trabalhar muito para lidar com vários pensamentos ao mesmo tempo se você estiver alternando entre várias tarefas.
Se você costuma fazer isso diariamente, poderá desenvolver um alto nível de estresse e cansaço mental. Então, a não ser em casos realmente necessários que não podem ser evitados, o ideal é que você mantenha sua atenção em uma tarefa de cada vez.
Seja organizado
Conseguir eficiência no trabalho pode, às vezes, ser tão simples quanto eliminar a desordem da sua área de trabalho.
Uma área de trabalho desordenada pode prejudicar sua produtividade.
Se você está constantemente lutando para encontrar ferramentas, documentos ou informações necessários para realizar suas atividades, o tempo de trabalho efetivo está sendo desperdiçado.
Se você trabalha em um escritório, organize seu espaço físico e virtual para que você possa encontrar rápida e facilmente tudo o que precisa para trabalhar.
Esse é um princípio que deve ser aplicado em todo e qualquer tipo de atividade.
Mantenha um cronograma
Para manter um cronograma realmente eficiente, limite-se a um planejador abrangente. Não complique desnecessariamente seu trabalho mantendo mais de um cronograma.
Organize cada dia criando uma lista de tarefas. Comece com as prioridades mais altas do dia para que elas sejam mais prováveis de serem feitas.
Coloque tarefas menos importantes no final. Comece no topo da lista no início do seu dia de trabalho. Se você não completar a lista até o fim do dia, resolva os itens não concluídos no dia seguinte.
Elimine suas distrações pessoais
Locais de trabalho diferentes têm distrações diferentes. Você poderá ter um colega de trabalho particularmente falante, que simplesmente não o deixa se concentrar.
Por outro lado, alguns locais podem ser opressivamente silenciosos, fazendo com que você se distraia até mesmo com os ruídos mais silenciosos.
Faça o que for necessário para se certificar de que você possa se concentrar no seu trabalho.
Faça pausas
Pesquisas mostram que a produtividade e eficiência diminuem se você trabalhar muito tempo sem interrupção.
Nossos corpos, assim como as máquinas, precisam de uma folga de tempos em tempos para que possam continuar trabalhando com a melhor capacidade possível.
Levante-se da sua mesa, vá tomar um café e dar uma volta, o que for melhor para você. Seu corpo e mente têm limites e não faz sentido continuar insistindo depois que esses limites forem atingidos.
Se você se vir olhando fixamente para a tela do seu computador sem saber o que fazer, faça uma pausa.
Divida suas responsabilidades em partes gerenciáveis
Grandes projetos podem ser intimidadores. Se eles são muito grandes, é fácil adiar, perdendo tempo com um trabalho menos importante até que você seja obrigado a enfrentar todo o projeto porque o prazo está se esgotando.
Para ser eficiente, você deve fazer o trabalho importante primeiro, mesmo que isso signifique fazer uma pequena parte de uma tarefa grande.
A longo prazo, você terminará suas tarefas mais importantes mais rapidamente se trabalhar nelas um pouco todos os dias.
Cuide-se
O cansaço pode retardar sua produção, enfraquecer seu desempenho e, se você estiver propenso a períodos de sono no trabalho, pode passar por situações constrangedoras ou perigosas.
Além disso, o sono severamente insuficiente foi correlacionado com uma variedade de problemas de saúde. Durma de 7 a 8 horas por noite para estar no seu melhor.
Na melhor das hipóteses, a fadiga do local de trabalho pode ser uma grande distração. Na pior das hipóteses, pode ser uma preocupação séria de segurança.
Se você tem um emprego onde a sua segurança ou de outras pessoas está em jogo, é imperativo que você mantenha um bom horário de sono.