Os avanços na comunicação tecnológica impedem a capacidade de um indivíduo se conectar em um nível pessoal com colegas de trabalho e apresentam barreiras porque removem grande parte das informações necessárias, como linguagem corporal e tom de voz.
A comunicação eficaz no local de trabalho é baseada em relacionamentos interpessoais e profissionais que são desenvolvidos através de uma aguda consciência de cortesia, escuta atenta, participação ativa e linguagem corporal apropriada à situação.
Identificando Obstáculos de Comunicação no Local de Trabalho
As barreiras de comunicação mais comuns no local de trabalho são a escuta não atenta, a interrupção de outras pessoas, a reação inadequada, a obtenção de conclusões precipitadas, a incapacidade de reconhecer a sincronia da linguagem corporal e as diferenças de gênero.
As primeiras quatro barreiras são auto-explicativas, não escutando, agindo desproporcionalmente a uma situação ou informação, e fazendo um julgamento antes de ter toda a informação.
A maioria das pessoas sabe que estas são ações negativas no local de trabalho. No entanto, os dois últimos são mais sutis.
Para ser mais eficaz em sua comunicação no local de trabalho, você deve estar consciente de como está se apresentando.
Por exemplo, a sincronia da linguagem corporal significa que suas ações correspondem às suas palavras e tom de voz.
Além disso, reconhecendo e aceitando que mulheres e homens se comunicam de maneira diferente. As mulheres gesticulam mais para demonstrar o que estão dizendo e usam mais palavras que os homens quando se comunicam.
Rede e contato pessoal
Networking no seu local de trabalho é essencial para uma comunicação eficaz. Você deve se comunicar com colegas de trabalho que não estão em seu departamento para aprender mais sobre a empresa e ampliar seus conhecimentos.
Isso, por sua vez, tornará você mais interessante e demonstrará que está profissionalmente investido na empresa, permitindo que você expanda sua capacidade de se comunicar fora do ambiente restrito de sua equipe.
Atitude e comportamento
Sua atitude e conduta devem ser corteses, claras e consistentes. Ser cortês dá aos outros a impressão de que você se importa e tem um investimento no relacionamento profissional.
Quando pedir ajuda a um colega de trabalho, use a frase “por favor” e sempre mostre gratidão para promover o relacionamento e transmitir a paridade.
Fazer perguntas de acompanhamento como “Já expliquei isso claramente?”, em vez de “Você entendeu?”, cria confiança e reflete consistência no relacionamento. Isso também ajuda a promover a clareza, diminuindo a falta de comunicação.
Participação ativa
As conversas devem ser uma via de mão dupla fluido entre os participantes, cada um permitindo que o outro faça uma declaração, observação ou faça uma pergunta sem interrupção ou reação negativa.
Tenha algo interessante para dizer além de tópicos relacionados ao trabalho. Para conversas profissionais, leia publicações para se manter informado e atualizado.
Comunicação eficaz não é apenas ouvir. É sobre poder trazer uma opinião interessante ou informada para a conversa.
Etiqueta e tecnologia
De acordo com um estudo, mais de 70% dos usuários de telefones celulares usam mensagens de texto e 95% dessas mensagens são abertas, contra apenas 25% das mensagens de e-mail.
Além disso, colegas de trabalho, na verdade, enviam e-mails entre si em vez de se envolverem em conversas diretas quando situados próximos ou adjacentes uns aos outros, causando um obstáculo significativo na comunicação.
Linguagem corporal
A linguagem corporal é talvez a maior parte da comunicação eficaz por causa de seus relatos. Os gestos e as expressões faciais dizem ao ouvinte o que você está pensando ou qual é sua atitude, independentemente do que você está verbalizando.
Por exemplo, se você achar uma nova política da empresa injusta, quando seu superior perguntar sua opinião, independentemente de quais palavras você escolher usar, sua linguagem corporal irá revelar seus verdadeiros sentimentos.
Se você cruza os braços enquanto dá a sua aprovação, esse gesto dirá “não gosto da nova política”, enquanto seus lábios estarão dizendo: “Por mim tudo bem”.
Pesquisa de clima da comunicação
Cada equipe tem objetivos, desafios e valores únicos – e uma dinâmica de comunicação única que os acompanha. Há muitas maneiras de enriquecer a comunicação, mas antes de tudo você precisa entender o quanto seus colaboradores se sentem à vontade para se comunicar e a qualidade da comunicação em sua equipe.
Depois de ter essa visão, você saberá quais áreas de comunicação precisam ser aprimoradas.
- É a transparência da comunicação?
- É a frequência da comunicação?
- As pessoas se sentem seguras compartilhando suas ideias umas com as outras?
- Como elas se sentem quando se comunicam como as lideranças?
Essas percepções são fundamentais para que a comunicação possa fluir de maneira contínua e eficaz.
Comunique-se face a face
Usar ferramentas como e-mail costumam ser o mais eficiente. No entanto, é importante lembrar que a comunicação face a face tem um grande valor em termos de sinceridade e autenticidade.
Parte da comunicação é a interação humana, de modo que, tanto quanto possível, sem interromper o fluxo de trabalho, tente falar em vez de digitar. O efeito será muito positivo.
Comunicando Mudanças de Forma Correta
Sempre que uma organização realiza mudanças, em relação a seus colaboradores ela se vê diante de alguns caminhos a seguir.
- Os colaboradores precisam saber sobre as mudanças?
- Como essas mudanças devem ser comunicadas?
- Toda a história ou parte da história deve ser compartilhada?
Cada situação é diferente e tem circunstâncias únicas, mas, na maior parte, é uma boa ideia ser o mais transparente possível com os colaboradores.
Como seres humanos, ansiamos por entender o mundo ao nosso redor, e desprezamos a sensação de sermos deixados de lado.
A comunicação é um dos aspectos mais importantes do engajamento dos colaboradores, e mantê-los no escuro é uma péssima ideia.
Considere estas ações ao criar um plano para gerenciar mudanças no local de trabalho.
Comunique o que você sabe
A comunicação das mudanças promove a confiança, principalmente quando as informações não são otimistas. É melhor ser honesto com seus colaboradores.
Mesmo que uma mudança negativa esteja chegando, os trabalhadores se sentirão valorizados e apreciarão que você confie neles para lidar com as informações de forma adulta.
A sabedoria convencional sugere que você espere até ter a visão completa da situação. Mas quando você não comunica as informações que possui, os colaboradores formarão suas opiniões baseadas em boatos e preencherão as lacunas, muitas vezes com dados imprecisos.
Mesmo que você não saiba todos os detalhes de uma mudança futura, seja transparente e forneça o máximo de informações do que está acontecendo. Continue a se comunicar conforme surjam maiores detalhes.
Comunique-se frequentemente
Mantenha as linhas de comunicação abertas. Entre as mídias sociais e o acesso constante à tecnologia, os colaboradores estão constantemente absorvendo novas informações.
Possuir dados atualizados não é mais um desejo – é uma expectativa. Se os colaboradores sentem que a informação está sendo retida, perdem a confiança na organização.
As informações sobre uma possível mudança vão surgir de uma forma ou de outra. Você decide se essas informações serão precisas e confiáveis ou se serão rumores.
Pode não ser sempre confortável falar sobre mudanças, mas se você se antecipar, irá controlar as informações e manterá a verdade em primeiro plano. Não deixe que os colaboradores recorram a fontes não confiáveis.
A transparência é a chave para gerenciar com sucesso as mudanças no local de trabalho. Os colaboradores querem estar cientes e as lideranças devem fornecer continuamente atualizações, abordando de forma individual ou a nível de equipe, o quanto essas mudanças poderão afetá-los.