Melhores Perguntas Para Utilizar Em Reuniões Individuais

No entanto, essa simples reunião pode parecer assustadora para um líder novato. A confusão em torno dos tipos de perguntas a serem feitas é compreensível.

Os líderes podem se perguntar: com que frequência devemos nos encontrar? O que devo perguntar a eles? Posso perguntar a eles sobre sua vida pessoal?

Neste artigo, você vai saber como estruturar suas reuniões individuais e conhecer diferentes tipos de perguntas que você pode fazer em seu próximo encontro individual.

Estruturando Reuniões Individuais

Geralmente as reuniões individuais têm pouca ou nenhuma estrutura. Um roteiro pré-definido se torna um importante guia para que tópicos importantes não sejam esquecidos, além de otimizar o tempo.

Mas a flexibilidade também é importante. As reuniões passam por vários tópicos ao longo do tempo, dependendo do que está acontecendo em sua organização e para o indivíduo.

Além de questões operacionais focadas em tarefas, outros assuntos que você vai querer abordar regularmente são alinhamento, bem-estar, crescimento / progresso, aspirações de carreira, relacionamentos e, claro, criar espaço para o seu colaborador se expressar.

Quanto à frequência, depende do indivíduo e do ambiente de trabalho. O ideal é que você não passe mais de duas semanas sem fazer uma conferência mais resumida e tenha um encontro mensal mais aprofundado.

Abaixo estão uma série de perguntas que qualquer liderança pode usar para melhorar as reuniões individuais, divididas em categorias.

Perguntas gerais de verificação

Como vai a vida?

Na superfície, isso não parece ser uma pergunta importante a ser feita. Afinal de contas, alguns líderes costumam fazer essa pergunta como uma muleta, quando não sabem como abrir uma reunião individual.

No entanto, esta questão pode ser realmente muito poderosa, se você puder abraçar uma intenção maior por trás dela: construir confiança.

Quanto mais você souber sobre os sonhos, os hobbies, os animais de estimação, os nomes das crianças, etc. de um colaborador, maior será o sentimento de confiança.

E quanto maior a confiança, mais fácil é uma conversa difícil. Você pode iniciar suas reuniões individuais com perguntas do tipo “Como está a vida?” Ou “O quê você vai fazer no final de semana?”

É importante também falar sobre a vida fora do trabalho antes mesmo das reuniões. Dessa forma, você constrói uma base de confiança para usar se precisar apresentar um tópico difícil durante o encontro programado. Conhecer o estado mental de sua equipe é um contexto valioso para saber como você deverá proceder.

Se algo relevante aconteceu na vida de seu colaborador, deixe espaço para discutir o assunto ainda mais. É aí que a flexibilidade é fundamental.

Se você está muito focado em passar por uma agenda rígida, pode perder as pistas de quando seus colaboradores precisam de apoio ou orientação.

Questões de alinhamento

É aqui que você discute a confiança da empresa e o grau de conexão ou alinhamento de um indivíduo com a organização. Estes são particularmente importantes após uma pesquisa de engajamento ou qualquer grande mudança.

• Você tem alguma dúvida sobre a mudança recente envolvendo …? Por exemplo, nova direção, fusão, equipes.
• Você sente confiança na empresa?
• Você se sente alinhado com a direção da empresa?

Questões de progresso pessoal

É importante entender como as pessoas acreditam que estão progredindo e onde estão experimentando o crescimento.

Isso pode estar relacionado ao que elas estão aprendendo no trabalho e se estão se sentindo realizadas ou motivadas.

• O que o motivou em seu papel?
• O que te desafiou?
• O que deu certo ou não tão bem para você?
• O que você aprendeu nesta semana (ou algumas)?
• Você se sente confiante em como você / sua equipe está progredindo?
• Como você / sua equipe está progredindo em direção aos objetivos estabelecidos?

Perguntas baseadas em relacionamentos

As interações interpessoais costumam ser um tópico esquecido quando se trata de reuniões individuais, mas podem ter um impacto enorme na experiência de alguém no trabalho.

Os líderes têm uma ótima oportunidade de treinar os membros de sua equipe quando se trata de relacionamentos. Você também pode aproveitar essa oportunidade para pedir feedback sobre você como líder.

• Como está sua relação com as pessoas com quem você trabalha / em sua equipe?
• Alguma interação que você gostaria de discutir?
• Que feedback você tem para mim?

Perguntas de aspiração de carreira

Com o que você está preocupado agora?

Durante uma conversa cara a cara, você deve procurar descobrir se há algo incomodando um colaborador, antes que seja tarde demais e ele decida sair ou que seu desempenho seja afetado.

Poucas perguntas fazem isso tão bem como esta. Essa pergunta pode ajudar a descobrir as profundas preocupações, confusões ou incertezas que um colaborador pode estar enfrentando.

Quais rumores você está ouvindo que acha que eu deveria saber?

Fazer esta pergunta pode trazer à luz os rumores que você pode dissipar antes que eles saiam do controle. Mas além disso, o que a fábrica de boatos está dizendo é também uma bússola que aponta para lugares onde as pessoas se sentem estressadas.

Faça essa pergunta para descobrir uma fonte mais profunda e desconcertante de desconforto ou frustração para os colaboradores. Você vai querer prestar atenção a isso.

Como você se vê entre agora e o próximo ano?

Essa pergunta faz com que seus colaboradores pensem em seus objetivos pessoais nos próximos seis meses, bem como em suas carreiras a longo prazo.

Você pode não obter uma resposta significativa de todos, pois alguns colaboradores podem achar difícil responder no momento. No entanto, é uma ótima maneira de estimular a conversa inicial sobre metas futuras. Você pode incluir perguntas, como:

• Quais são as duas ou três novas habilidades que você gostaria de aprender no trabalho?
• Como você está progredindo em direção às suas metas maiores de carreira e vida?
• Há alguém na empresa ou fora dela com quem você gostaria de aprender?
• Que progresso você fez nos seus objetivos de carreira esta semana?

O que mais faz você perder tempo?

Ninguém gosta de perder tempo. Poucos sentimentos são tão sufocantes e desmoralizantes, especialmente em um ambiente de trabalho.

Como resultado, fazer esta pergunta durante um encontro é imperativo. Depois de fazer essa pergunta, prepare-se para pensar e seguir com ideias concretas sobre como você acha que o tempo do seu colaborador pode ser otimizado.

Há alguma decisão pendente para você?

Uma das melhores maneiras de ajudar os colaboradores é dar-lhes apoio na decisão com a qual estão lutando. Eles podem ficar bastante perturbados porque não têm certeza sobre um determinado caminho a seguir e você pode ajudar.

Fazer esta pergunta durante uma reunião individual é uma maneira de aliviar a dor potencial que eles podem estar sentindo em torno de uma decisão difícil que precisam tomar, mas que se sentem inseguros.

Solicitando feedback da maneira certa

Obter feedback da sua equipe pode ser tão importante quanto fornecer. Além de ajudar você a melhorar sua liderança, também pode criar confiança e fortalecer o relacionamento entre você e seus colaboradores.

No entanto, peça apenas feedback se você se sentir confiante em sua capacidade de receber bem o feedback e agir de acordo.

Perguntar e depois não tomar nenhuma atitude pode fazer mais mal do que bem. Além disso, dada a dinâmica de poder envolvida, a maneira como você pergunta é fundamental. Veja alguns exemplos de perguntas para receber feedback:

• Estou interessado em feedback sobre como posso melhorar minha liderança. Preparando nosso próximo encontro, você estaria disposto a pensar sobre o que você gosta em mim como líder e o que você acredita que eu poderia fazer diferente ou melhor?
• O que posso fazer para ajudá-lo a aproveitar mais o seu trabalho ou remover obstáculos para você progredir?
• Quais são as suas impressões sobre as nossas reuniões individuais? O que poderíamos fazer diferente ou melhor?
• Meu estilo de liderança é bom para você?

Este questionamento é de extrema importância. O microgerenciamento é muitas vezes outra fonte de estresse para um colaborador e é uma das mais comuns. Como líder, pode facilmente acontecer de você dar orientações excessivas a sua equipe.

Ao mesmo tempo, os colaboradores acham igualmente frustrante quando eles não possuem o suporte necessário.

Quando você faz essa pergunta, tem a condição de ajustar seu estilo e técnicas de gerenciamento. Além disso, fazer esta pergunta também indica aos membros da sua equipe que você reconhece o valor de fornecer o nível certo de assistência. Como líder, essa pergunta mostra que você é autoconsciente.

A experiência que um colaborador tem diariamente no trabalho tem um impacto significativo na qualidade de seu desempenho e no desejo de permanecer ou não na empresa.

Reuniões individuais  são um ótimo momento para fazer verificações e garantir que as coisas estão indo bem. E, se não forem, para descobrir e corrigir o problema rapidamente.

Independentemente de seus encontros serem semanais, uma vez por mês ou uma vez por trimestre, não deixe de realizá-los de forma sistemática. Assim, você tem a garantia de aprender algo novo e criar um relacionamento mais forte com sua equipe.