Pesquisas feitas mostram que, em média, os colaboradores gastam 6 horas e os líderes passam mais de 23 horas por semana em reuniões e os números continuam crescendo.
Para uma atividade que consome tanto tempo e energia no local de trabalho, é um dos aspectos mais críticos, ainda que negligenciados, quando se trata de construir uma forte cultura empresarial.
Ao ouvir a frase cultura da empresa, benefícios como um código de vestimenta casual, uma mesa de pingue-pongue ou subsídios para academia podem vir à mente.
Muitos elementos podem refletir uma cultura. Como a Forbes define, a cultura da empresa representa a visão, valores, suposições, crenças e hábitos incorporados no código genético de uma empresa.
Em outras palavras, é o conjunto de sinais sobre o que sua empresa representa. E, percebendo ou não, você envia esses sinais aos colaboradores, clientes em potencial e clientes em tudo que você faz.
O que nos leva às suas reuniões. O que elas revelam sobre a cultura da sua empresa?
Aqui estão três hábitos comuns de reunião que poderiam estar comunicando a mensagem errada sobre sua empresa e como você pode corrigi-los.
Suas reuniões geralmente começam ou terminam tarde?
Este é provavelmente o problema mais comum. Pequenos atrasos não são relevantes, mas também não transmitem uma mensagem positiva.
Mas, se você está se atrasando ou se estendendo consistentemente por 15 minutos ou mais, está dizendo claramente às pessoas que você não respeita o tempo delas e que você e sua empresa não são muito organizados.
Se você está indo bem e quer continuar com a reunião, ótimo! Mas esses casos devem ser poucos e distantes entre si, reservados para aquelas reuniões onde todos estão energizados e querem manter o ritmo.
Solução
Faça com que começar e terminar sua reunião seja uma prioridade.
Se você estiver realizando uma reunião em seu escritório, verifique se você e qualquer outro apresentador, está na sala de reunião antes do horário marcado.
Desta forma, os participantes sabem que você está preparado e quer aproveitar ao máximo seu tempo. Mesmo que todos os participantes não tenham chegado, inicie a tempo. Os atrasados receberão a mensagem e ajustarão suas expectativas e comportamento.
Se você estiver realizando uma videoconferência, em que as pessoas participarão online de diferentes locais, verifique se o link da reunião está disponível no convite da reunião, para que não haja problemas de última hora.
O mesmo vale para o horário de término de sua reunião. Você deve cumpri-lo, mesmo que sua reunião não esteja completamente concluída.
Se é realmente importante continuar, verifique com todos a disponibilidade de permanecerem na reunião.
Se não, agende uma reunião de acompanhamento e pense em como você pode apresentar ou colaborar de forma mais eficiente na próxima vez.
Suas reuniões não têm foco e um propósito claro?
Uma reunião vaga causa mais danos do que apenas enfraquecer a energia de todos e minar sua confiança na empresa.
Ela envia o sinal de que sua empresa não tem um senso claro de direção e propósito. Se a sua empresa tiver prioridades bem definidas, a maioria das reuniões refletirá isso.
Mas se todos chegarem a uma reunião com metas e prioridades conflitantes, ficará claro que você tem problemas organizacionais maiores acontecendo.
Solução
Prepare e envie uma agenda clara para cada participante antes de cada reunião.
Quando você envia aos participantes uma agenda clara antes da sua reunião, você demonstra que refletiu sobre as metas específicas que irá abordar.
Você também mostra que deseja que os participantes tenham tempo para se prepararem e estejam prontos para discutir.
Alguns participantes criticam ou dominam? Os outros se sentem desconfortáveis falando?
Uma pessoa costuma dominar toda a conversa durante as reuniões? Ou as pessoas frequentemente interrompem ou conversam umas com as outras? Isso indica que você não é um time. Você é uma empresa de concorrentes individuais.
O debate pode ser útil em uma reunião. Às vezes, é a única maneira de resolver um desacordo ou descobrir uma verdade importante. Mas todos devem poder compartilhar suas opiniões sem gritar, insultar alguém ou dominar a conversa.
Afinal, alguns membros da sua equipe podem ser mais introvertidos do que outros. Permitir que a negatividade ou as críticas pessoais se tornem um comportamento aceitável pode fazer com que os introvertidos se sintam menos à vontade contribuindo.
Ninguém deve ter permissão para assumir a discussão, consumir a maior parte do tempo da reunião ou interromper a capacidade de contribuição de outros participantes.
Não permita que esses comportamentos se tornem norma, ou então você ajudará a criar uma empresa que é um local estressante e infeliz para se trabalhar.
Solução
Seja o moderador do debate da sua reunião. Implemente uma política de tolerância zero para qualquer coisa que não seja um debate profissional respeitoso, onde todos tenham a oportunidade de falar.
Quando os participantes sabem que podem expressar suas opiniões sem medo de que alguém os interrompa e assuma a conversa, você ajuda a criar um ambiente de equipe que promova discussões mais abertas e honestas.
E isso se traduz diretamente em um senso aprimorado de trabalho em equipe e comunidade entre os colaboradores.
Se você está se reunindo com trabalhadores remotos, certifique-se de que todos tenham a chance de contribuir. Às vezes, os membros da equipe remota podem se sentir isolados do grupo, portanto, chame-os especificamente e pergunte se eles têm algo a acrescentar.
Na próxima vez que você estiver realizando uma reunião, pense no que a experiência está dizendo aos seus colegas de trabalho.
Use essas interações cotidianas para promover um local de trabalho positivo e uma cultura empresarial vibrante e saudável.
Utilizando As Reuniões Para Reforçar A Cultura
Embora algumas práticas de reunião afastem você da verdadeira cultura da empresa, outras práticas de reunião reforçam uma cultura positiva.
Como sugestão, você pode implementar uma prática chamada resultado desejado. O resultado desejado é o resultado específico que você deseja alcançar naquela reunião específica.
Aqui estão algumas maneiras de implementar o resultado desejado ao longo do ciclo da reunião:
- Antes da reunião, o líder identifica o resultado desejado e o compartilha com todos os participantes, para que todos saibam o que realizarão juntos;
- O líder da reunião enquadra o resultado desejado, para que possa medir o sucesso da reunião, como por exemplo, “uma lista de ideias práticas para o projeto X”, ou “uma decisão sobre o tópico Y”;
- O líder usa o resultado desejado para determinar quem convidar para a reunião e como a agenda da reunião é estruturada;
- No início da reunião, o líder menciona o resultado desejado para lembrar a todos por que eles se reuniram;
- Sempre que possível, o resultado desejado deve ficar exposto para que todos possam vê-lo durante a reunião;
- Quando a conversa sai do assunto, qualquer membro da equipe pode fazer a pergunta: “Essa discussão nos ajuda a alcançar o resultado desejado da reunião?” Se não, a equipe deve voltar para o tópico em questão;
- No final da reunião, a equipe avalia se atingiu o resultado desejado.
Depois de algumas reuniões, o líder e os membros da equipe começam a experimentar uma mudança e verificam que essa prática ajuda a transformar suas reuniões.
Eles podem adotar uma mentalidade orientada a resultados que se aplica tanto aos objetivos de trabalho quanto às reuniões.