Como Melhorar A Comunicação No Trabalho

Aqui, compartilhamos algumas dicas úteis para você melhorar a qualidade e a quantidade de comunicação em sua equipe, a partir de agora.

Mas, sabendo que cada colaborador é diferente e que nenhuma equipe é a mesma, convém analisar mais atentamente a dinâmica de comunicação de sua equipe.

Crie Um Espaço Amigável Para Comunicação

É seu papel como líder garantir que haja sempre um fluxo claro e constante de comunicação em sua equipe. Falar sobre sentimentos ou compartilhar ideias e iniciativas nunca deve ser um tabu. Você precisa incentivar sua equipe a se expressar criando um ambiente amigável à comunicação.

• Dê o exemplo

Esteja sempre se comunicando. Diga bom dia a sua equipe para angariar ânimo e começar a conversa desde o início do dia. Faça perguntas, desafie ideias, comunique seus sentimentos, etc.

• Incentive as interações sociais

Avise e incentive os colaboradores a comerem longe de suas mesas durante a hora do almoço, para que eles tenham a oportunidade de se comunicar uns com os outros e construir relacionamentos com seus colegas.

• Mantenha sua porta aberta

Se você afirma ter uma política de portas abertas, realmente, mantenha-a aberta. Em um nível menos literal, a proverbial política de portas abertas pode ser transmitida apenas lembrando seus colaboradores de que você está sempre pronto para conversar quando eles precisarem.

Mantenha A Constante De Comunicação

Em vez de confiar em revisões anuais para se comunicar com seus colaboradores, programe reuniões mensais e individuais para que você possa se manter atualizado sobre onde eles estão, como estão se sentindo e o que podem precisar de você para melhor contribuir à equipe.

Agende uma hora por mês para conversar. Você ficaria surpreso com o quanto seus colaboradores têm a dizer e que eles podem não mencionar se você não disponibilizar esses horários de conversa.

Descubra Problemas De Comunicação

Cada equipe tem objetivos, desafios e valores únicos e uma dinâmica de comunicação única que os acompanha. Há muitas maneiras de enriquecer a comunicação, mas, antes de tudo, é preciso entender o quanto seus colaboradores se sentem à vontade para se comunicar e a qualidade da comunicação em sua equipe.

Depois de ter essa percepção, você saberá quais áreas de comunicação precisam ser aprimoradas.

• É a transparência da comunicação?
• É a frequência de comunicação?
• As pessoas se sentem seguras compartilhando suas ideias umas com as outras?
• Como eles se sentem quando se comunicam com os líderes?

Essas percepções são extremamente importantes! Então, como você pode começar?

Você pode realizar uma pesquisa com perguntas essenciais para coletar todas essas informações. Veja uma amostra de perguntas que você poderá utilizar:

• Você sente a necessidade de se conter ao se comunicar com seu líder?
• Quando você compartilha seus pensamentos ou preocupações com seus colegas, acha que eles estão ouvindo você?

Realize Reuniões Semanais

Além das reuniões individuais mensais, é importante agendar o mesmo tipo de iniciativa, mas para toda a equipe, em um fórum aberto.

Nesta ocasião, os colaboradores podem fazer perguntas e compartilhar preocupações, e os líderes podem apresentar novos projetos e metas.

Incluir todos nesses tipos de conversas é uma ótima maneira de manter sua equipe envolvida. O sentimento de pertencer a algo maior refletirá no desempenho de todo o grupo.

Alguns colaboradores podem se sentir tímidos falando em um fórum público, então experimente distribuir material como papel e canetas para as pessoas enviarem suas perguntas anonimamente.

Peça Feedback A Seus Colaboradores

A comunicação nunca deve ser apenas de cima para baixo, ou apenas de um jeito. Independentemente dos meios pelos quais você está se comunicando, sempre solicite que seus colaboradores compartilhem seus pensamentos, ofereçam feedback e se envolvam em uma discussão.

Por exemplo, em uma análise, peça a eles que comuniquem seus comentários sobre seu desempenho como líder:

“Eu gostaria saber o que você acha do meu desempenho como seu líder. Você tem alguma dica, sugestão ou comentário que possa compartilhar comigo? Espero melhorar também, então sua percepção seria muito apreciada.”

Ou, se você estiver enviando um e-mail para toda a empresa com algumas notícias importantes, no final da mensagem, incentive todos a comunicar seus pensamentos:

“Depois de compartilhar essa notícia, gostaria de ouvir as ideias de todos sobre essa grande mudança. Se você tiver dúvidas, preocupações ou insights, sinta-se à vontade para me procurar a qualquer momento. Ficaria feliz em conversar e ouvir suas ideias.”

Você deve garantir que a comunicação seja sempre uma conversa, não apenas uma rua de mão única ou um beco sem saída.

Comunique-se Pessoalmente

Usar ferramentas como o e-mail costuma ser o mais eficiente. No entanto, é importante lembrar que a comunicação cara a cara tem uma grande quantidade de valor em termos de sinceridade e autenticidade.

Parte da comunicação é a interação humana, de modo que, tanto quanto possível, sem interromper o fluxo de trabalho, tente falar em vez de digitar. Seus colaboradores irão sentir que você lhes dá importância.

Domine Sua Linguagem Corporal

A comunicação não verbal também é importante para os líderes considerarem. Sua linguagem corporal tem um enorme impacto sobre as pessoas ao seu redor.

Tente se comunicar com uma presença física positiva e garanta que sua linguagem corporal esteja aberta e acessível.

• Sorria;
• Mantenha seus braços descruzados;
• Mantenha uma postura ereta;
• Mantenha contato visual.

Não Se Comunique Demais

Após o horário de expediente, mantenha o número de e-mails que você envia aos colaboradores ao mínimo. Embora sua comunicação seja provavelmente muito importante, ela também pode esperar até o dia seguinte.

Em um mundo perfeito, as pessoas sabem desligar após o horário de trabalho e parar de verificar seus e-mails, mas a verdade é que a maioria de nós está tão conectada aos nossos trabalhos e nossos dispositivos que não dar uma olhada parece antinatural.

Se você promover um equilíbrio saudável entre a vida pessoal e profissional, ajuda-os a tornar isso possível.

Reserve Tempo Para Ouvir

Ouvir os colaboradores permite que eles tenham mais espaço para dar um feedback honesto e transparente.

Ouça com empatia. Tente se sentir animado quando a pessoa que você está ouvindo estiver animada ou preocupado quando a outra pessoa estiver preocupada.

Reflita as emoções da outra pessoa não apenas verbalmente, mas também com suas expressões faciais.

Dicas para ajudar você a ouvir melhor

• Fique confortável com o silêncio

Tente ficar um pouco mais silencioso quando estiver conversando com alguém. Essas lacunas dão às pessoas tempo para refletir e pensar sobre o que mais elas têm em mente. Elas podem acabar compartilhando algo que normalmente não fariam.

• Esteja presente

Pode parecer óbvio, mas ouvir também é se concentrar completamente na interação que você tem com a pessoa. Tente não olhar para o seu telefone ou qualquer outra distração.

• Repita a conversa

De alguma forma, tente repetir o que a outra pessoa disse. Ela não apenas sentirá que você estava realmente ouvindo, mas também garante que vocês estão na mesma página e que não há mal-entendidos.

Personalize Suas Comunicações

Conhecer seu público significa mudar a maneira como você se comunica para se adequar à personalidade da pessoa com quem você está falando.

É mais profundo do que a maneira como você se expressa. É também a maneira como você ouve, como você tem empatia e como você pode entender como eles pensam. É também como você pode construir um terreno comum e uma conexão real em suas conversas.

Tente fazer perguntas ao seu público que farão com que ele pense e ajuste sua comunicação de acordo com as respostas.

Enquanto você ainda sabe o que vai falar, dê espaço para a improvisação para poder ajustar sua conversa e torná-la um pouco mais natural.

Seja autêntico

Este item é fundamental, mas ainda assim, muitas conversas e comunicações podem às vezes parecer ensaiadas. Para ter conversas mais autênticas no trabalho, é necessário começar com a mentalidade.

Em uma conversa, você não deve presumir que o que você está dizendo é a verdade suprema, tentando sempre convencer a outra pessoa.

Simplesmente diga o que você pensa e permita que o outro faça o mesmo. Por não ter um preconceito ou uma crença, você permite que a outra pessoa se expresse livremente.

Existe a verdade de cada um e tudo é subjetivo.

Incorpore Atividades

Atividades de formação de equipes e jogos de quebra-gelo são sempre boas maneiras de incentivar a comunicação. Não apenas os membros da equipe se conhecem além do contexto de trabalho, mas também se divertem e conseguem se sentir mais à vontade.

Uma atividade que geralmente todos apreciam é compartilhar algo completamente inesperado sobre nós mesmos com o resto da equipe.

Cada um escreve em um pedaço de papel, junte tudo em uma caixa por exemplo, e todos tentarão adivinhar a quem pertence o fato. É possível aprender algumas coisas interessantes sobre nossos colegas!

Feedback de Reuniões

Como sugestão, no final das reuniões, faça um jogo: escolha dois membros da reunião e peça-lhes que comentem algo que gostaram e algo que acreditam poderia ser melhorado.

Este jogo é uma boa maneira de coletar ótimos comentários e ajudar a pessoa que fez a reunião a aprender com essa experiência no local. Mesmo que esse exercício possa acontecer em particular, também é interessante ter essa conversa na frente de todos ao final da reunião.

Reduz as chances de que algo improdutivo seja dito, enquanto dá muita transparência sobre o que melhorar para o crescimento do grupo.