Por Que Sua Equipe Perde Prazos?

De acordo com pesquisas, aproximadamente 43% dos projetos não terminam dentro dos prazos inicialmente programados.

Com um percentual tão alto, essa é uma questão que não pode ser negligenciada. Os projetos atrasados podem resultar em aumento de custos e clientes insatisfeitos, o que prejudica tanto sua reputação de liderança quanto sua empresa.

Aqui estão algumas razões possíveis da perda de prazo e o que você pode fazer para eliminar esses problemas daqui para frente.

Planejamento otimista cria cronogramas inacessíveis

É da natureza humana ser excessivamente otimista sobre quanto tempo levará para concluir uma tarefa. Mesmo quando é uma tarefa que você já fez antes.

Essa tendência é conhecida como “falácia do planejamento”. Embora tenha sido inventada em 1977, ainda é verdade nos dias de hoje.

As pessoas geralmente subestimam quanto tempo leva para fazer algo, independentemente de ser uma tarefa simples, como preparar um jantar ou algo mais complexo, como construir uma casa.

Por exemplo, imagine que seu último projeto de desenvolvimento de software levou 16 meses para ser concluído. É natural supor que, desta vez, você possa fazer isso em 14 meses, porque agora você tem mais conhecimento e experiência. Mas esse otimismo pode levar rapidamente a prazos perdidos.

Outras causas de cronogramas excessivamente otimistas incluem:

• A suposição de que o projeto acontecerá como planejado, sem problemas;
• Falha ao avaliar quanto tempo leva para concluir tarefas ou projetos semelhantes;
• Falha ao fatorar recursos e outras restrições, como feriados ou prazos de entrega do material;
• A suposição de que este projeto será mais simples que os anteriores.

Como criar cronogramas realistas

A chave para um cronograma mais realista é confiar em análises e dados. Se você estiver usando software de gerenciamento de projetos e tiver concluído projetos semelhantes no passado, poderá usá-los facilmente como base para estimativas realistas. Quanto mais dados você tem, mais confiante você pode estar em suas estimativas.

Se você não tem dados de projetos anteriores suficientes para orientá-lo, use os métodos a seguir para garantir que seus números não sejam excessivamente otimistas.

Método 1: Use uma técnica de estimativa multi-ponto

Existem muitos métodos diferentes para criar estimativas mais realistas, incluindo:

• Estimativa de 3 pontos;
• Análise PERT;
• Simulação de Monte Carlo.

Todos esses métodos usam várias estimativas e os combinam para chegar a um cronograma mais realista. Por exemplo, uma estimativa de 3 pontos requer que você calcule três linhas de tempo diferentes:

• O tempo mais otimista ou mais curto que você acha que vai demorar;
• A quantidade de tempo mais pessimista ou mais longa que você acha que vai demorar;
• A quantidade de tempo que você acredita que é mais provável.

Método 2: faça com que sua equipe crie estimativas de baixo para cima

Uma abordagem de baixo para cima para estimar requer que você construa seu cronograma estimando cada tarefa individual e depois combinando-as para chegar a uma estimativa geral do projeto.

Devido ao nível de detalhe envolvido, isso requer mais trabalho do que uma abordagem de cima para baixo, onde você simplesmente estima um projeto como um todo.

No entanto, o nível de detalhe necessário também é o que permite que isso resulte em uma estimativa mais realista.

Este método garante que nenhuma tarefa seja perdida na criação da linha do tempo. Além disso, ao fazer com que sua equipe contribua com as estimativas de tarefas, você pode aumentar a adesão dos colaboradores e se sentir mais confiante no cronograma.

Método 3: Adicionar reservas

Ao criar reservas em sua agenda, você pode ajudar a considerar riscos conhecidos e desconhecidos, o que resultará em um cronograma mais viável. Existem dois tipos de reservas:

• Reserva de contingência, que é dinheiro e / ou;
• Tempo incorporado em sua programação, caso ocorram riscos conhecidos.

Expectativas pouco claras resultam em prazos perdidos

Se a sua equipe não sabe quando é um prazo, como eles vão cumprir?

A questão é que os problemas de comunicação podem levar você a pensar que sua equipe entendeu o prazo quando, na verdade, isso não aconteceu.

Como comunicar expectativas claramente

O prazo para uma tarefa ou projeto pode estar perfeitamente claro em sua mente, mas isso não significa que todos da sua equipe estejam na mesma página.

Aqui estão três maneiras de garantir que sua equipe entenda seus prazos:

Método 1: Use seu software de gerenciamento de projetos

Se você atribuir trabalho informal ou inconsistente, ele pode ser facilmente mal interpretado, esquecido ou considerado sem importância.

Quando você distribui tarefas verbalmente, as pessoas podem facilmente esquecer o que foi discutido ou interpretar mal suas palavras.

Por exemplo, se você disser: “Gostaria de ver isso até o final da semana”, um membro da equipe pode ver isso como uma solicitação e não como um prazo rígido.

No entanto, quando o nome do colaborador é atribuído a uma tarefa no software de gerenciamento de projetos, a data final no sistema não permite nenhuma dúvida sobre quando é o prazo.

Método 2: Implementar um ciclo de feedback

Um ciclo de feedback de comunicação é um processo simples para garantir que o que você comunicou foi ouvido e compreendido.

Para garantir que seus colaboradores compartilhem o mesmo entendimento, você pode pedir que eles repitam a você quais são os prazos.

Método 3: Incorporar revisões periódicas

A última coisa que você quer é descobrir, depois que o prazo foi perdido, que houve um mal-entendido em sua comunicação.

Ao incorporar revisões periódicas em sua programação, você está atingindo três aspectos:

• Criar oportunidades adicionais para lembrar os colaboradores de um prazo;
• Re-comunicar a importância desse prazo;
  Criar oportunidades de feedback adicional para garantir que eles entendam o prazo.

As revisões também podem ajudá-lo a identificar possíveis problemas e sinais de aviso antes que seja tarde demais, sem precisar gerenciar a equipe.

Mau tempo de gestão

Durante um dia de trabalho médio de 8 horas, a maioria das pessoas realiza apenas 5 horas de trabalho produtivo.

Além disso, essas 5 horas incluem multitarefa e constantes interrupções de aplicativos de e-mail e mensagens instantâneas.

O que significa que, na realidade, sua equipe está alcançando em média cerca de 12,5 horas de trabalho produtivo ininterrupto a cada semana.

Quando você está assumindo uma semana de trabalho de 35 a 40 horas e obtendo na verdade apenas de 12,5 a 25 horas de trabalho, é compreensível que os prazos sejam perdidos.

Como melhorar o gerenciamento de tempo dos colaboradores

Aqui estão três maneiras de ajudar sua equipe a gerenciar melhor o tempo e se tornar mais produtivo:

Método 1: Reduzir desperdícios de tempo

Existem ferramentas de rastreamento de tempo livre que seus colaboradores podem usar para registrar o tempo que gastam.

Ao acompanhar seu próprio tempo por alguns dias, sua equipe pode descobrir desperdícios, como pontos de estrangulamento no processo, quando são forçados a ficar ociosos enquanto aguardam revisões ou aprovações.

Outro desperdício de tempo em potencial é o tempo gasto em reuniões improdutivas ou desnecessárias.

Uma vez que esses desperdícios de tempo são identificados, você e sua equipe podem trabalhar juntos para resolver os problemas e melhorar sua eficiência.

Método 2: eliminar distrações e interrupções

Quanto tempo os membros da sua equipe gasta com o aplicativo de e-mail e mensagens instantâneas aberto no desktop ou no celular? E com que rapidez eles respondem a mensagens e solicitações quando chegam?

Embora isso possa impulsionar a colaboração e a comunicação entre a equipe, também pode prejudicar a produtividade.

Aqui estão três maneiras de ajudar sua equipe a eliminar distrações e interrupções:

• Incentive o bloqueio de tempo;
• Dentro do possível, recomende que os colaboradores verifiquem e-mails e mensagens instantâneas em horários previamente designados.
• Forneça um espaço silencioso e isolado, como uma sala vazia, para os colaboradores que trabalham em algo complexo ou de alta prioridade.

Método 3: Evite sobrecarregar sua equipe

Mesmo quando os desperdícios de tempo são removidos e as distrações são eliminadas, você pode descobrir que sua equipe ainda está sobrecarregada. Afinal, você não pode remover completamente e-mails, reuniões e outras interrupções.

Quando os membros da equipe estão sobrecarregados, eles não podem fazer tudo no tempo que lhes é atribuído. Isso cria prioridades concorrentes. O que significa que a sua equipe será forçada a trabalhar horas extras ou os prazos serão perdidos.

Se os membros de sua equipe tiverem excesso de tarefas, você precisará aumentar o tamanho da equipe ou eliminar algum projeto.